Juhu, ein neuer Auftrag ist da! Mit ihm aber auch die große Verantwortung der richtigen Planung und Umsetzung. Wenn dir das regelmäßige Kopfzerbrechen Stress bereitet, dann lies unbedingt weiter. Hier findest du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung plus einige hilfreiche Tipps, mit denen du deine Projekte in Zukunft fast im Schlaf managest.
Schritt 1: Creative Briefing
Die W-Fragen sind mit dem Auftraggeber geklärt und das Team ist zusammengestellt? Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt für ein Creative Briefing. Darunter versteht man ein internes Treffen, bei welchem die wichtigsten Punkte für einen reibungslosen Projektablauf besprochen werden. Wichtig ist, dass ein guter Austausch zwischen allen am Projekt arbeitenden Personen stattfindet und alle aufkommenden Fragen geklärt werden. Diese Dinge solltest du auf jeden Fall besprechen:
- Informationen zum Kunden und der entsprechenden Firma
à Zum Beispiel: Vorstellungen, besprochene W-Fragen etc. - Titel und Beschreibung des Projekts
- Ziele des Projekts
- Zeitplan
- Zielgruppe
- Budget
- Wettbewerber oder Konkurrenz
- Unique Selling Point (Alleinstellungsmerkmal des Projekts)
Sind all diese wichtigen Punkte festgelegt kannst du mit Schritt zwei beginnen.
Schritt 2: Aufgabenverteilung
Im zweiten Schritt dreht sich alles um die Aufgabenverteilung. Zu Beginn teilst du als Projektmanager die unterschiedlichen Aufgabenbereiche deinen Teammitgliedern zu. Dabei solltest du vor allem das Können und auch die Kapazität jedes Einzelnen berücksichtigen. Manchmal ist auch Hilfe von außen nötig zum Beispiel durch Spezialisten, um bestimmte Aufgabenbereiche abarbeiten zu können. Die Ressourcen müssen daher gut geplant werden. Es kann von Vorteil sein, grobe Anhaltspunkte und Zwischenziele festzulegen, damit das Team nicht den Überblick verliert und Arbeitsaufwände richtig eingeschätzt werden können. Außerdem lassen sich Deadlines so leichter im Auge behalten. Sind alle Aufgaben verteilt und der Plan erstellt, beginnt der Schritt der Umsetzung.
Schritt 3: Umsetzung
Die Umsetzung von Projekten im Onlinemarketing erfordert vor allem, gute Kommunikation, Transparenz, Dokumentation und regelmäßige Qualitätskontrollen. Mit den folgenden Tipps geht das fast wie von selbst.
Tipp 1: Transparenz und Kommunikation
Im Onlinemarketing kommt es oft vor, dass viele Personen selbstständig und unabhängig voneinander an ihren Aufträgen arbeiten. Daher ist es besonders wichtig regelmäßig miteinander zu kommunizieren. Sogar die besten Projekte scheitern häufig wegen fehlendem Informationsaustausch. Damit das nicht passiert, sollten die Kommunikationsmittel für jeden einfach zugänglich, die Kommunikationswege transparent und die verwendete Sprache leicht verständlich sein. Fachsprache sollte nur dann verwendet werden, wenn jede beteiligte Person sie auf jeden Fall versteht.
Außerdem solltest du regelmäßige Meetings einberufen. Das geht vor Ort, oder online mit Tools wie Microsoft Teams oder Zoom. Möchtest du deine Treffen online abhalten, achte darauf, dass du die Zugangslinks früh genug verschickt, um Verzögerungen und Chaos zu vermeiden. Alle besprochenen Details sollten unbedingt schriftlich festgehalten werden. Das erleichtert zum einen die Projektdokumentation, zum anderen motiviert es dazu, die festgelegten Zwischenziele auch wirklich zu erreichen.
Tipp 2: Dokumentation und Kontrollen
Mit der richtigen Dokumentation kannst du die Arbeit am Projekt um vieles erleichtern, da du nie den Überblick verlierst und Probleme und Hindernisse viel schneller aufscheinen. Auch kannst du leichter erkennen ob die Deadlines realistisch sind und ob es Änderungen in der Umsetzung geben muss, um die Ziele zu erreichen. Halte deine Teammitglieder dazu an, kurze Berichte über ihre Arbeit zu erstellen, die dann bei euren Meetings besprochen werden können. Wichtig ist, dass du Verzögerungen oder Änderungen mit den Auftraggebern besprichst und sie auf dem Laufenden hältst.
Feedback ist ein weiterer wichtiger Punkt zum Gelingen eines Projekts. Achte dabei darauf, nicht nur Kritik zu äußern, sondern dein Team bei gutem Gelingen auch zu loben. Du wirst sehen, dass die Mitglieder dann sogar noch besser arbeiten werden!
Schritt 4: Projekt abschließen
Am Ende des Projekts sollte es eine Abschlussbesprechung mit der Projektleitung oder dem Team und den Auftraggebern geben. Dabei werden alle zu Beginn festgelegten Punkte und die erreichten Zahlen und Daten ergänzt und gesammelt beschlossen. In einem abschließenden Bericht sollten sie zu dem noch einmal festgehalten werden. Wichtig ist es über das Erlebte zu sprechen und für zukünftige Onlinemarketing-Projekte daraus zu lernen. Gerne kann der Projektabschluss auch gefeiert werden, selbst wenn das Projekt kein voller Erfolg war. Das kann entscheidend dafür sein, damit alle Teammitglieder positiv an das nächste Projekt heran gehen.
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Dein Team Karma!
Lena Anna 🚀 vom Team Karma
Quellen:
https://welikesocialmedia.de/projektmanagement-im-online-marketing/
https://www.business-wissen.de/artikel/ablauf-eines-projekts-am-beispiel-online-marketing-erklaert/