Wie produktiv sind wir im Home-Office?

Aktuell sind nach wie vor viele Mitarbeiter und Unternehmer, die sonst an ihren Arbeitsplätzen in den Unternehmen den Großteil ihres Tages verbringen, teilweise sogar gezwungen zuhause zu arbeiten – im so genannten „Home-Office“. Das Thema ist allerdings: Viele sind nach wie vor diesen anderen, neuen Arbeitsrhythmus nicht gewohnt. Um dabei produktiv zu bleiben, braucht es neue Routinen. Gleichzeitig wird es immer mehr ein sozio-ökonomisches und soziales Thema.

Ich selbst bin es seit 2010 als selbständiger Trainer und Online-Marketer gewohnt, von zuhause aus zu arbeiten. Da ich in den letzten Monaten mit vielen unserer Kunden über dieses Thema gesprochen habe und diese „Challenge“ in vielen Unternehmen nun Thema ist, möchte ich in diesem Blogbeitrag ein paar meiner Erfahrungen dazu als Tipps für produktives Arbeiten weitergeben.

Es ist eigentlich eine großartige „Freiheit“, die uns das Arbeiten im Home-Office von zuhause aus ermöglicht. In unserer Wirtschaftskultur ist es mittlerweile immer mehr zur Gewohnheit geworden und der Trend zeigt in eine Richtung, dass viele Arbeitgeber diesen Arbeitsalltag auch weiterhin beibehalten wollen und werden. Und genau hier liegt auch „der Hund begraben“. Werden Mitarbeiter dabei richtig abgeholt (sowohl arbeitstechnisch als auch emotional)? Wie wird es sich auf die sozialen Kontakte der Mitarbeiter und das Teamgefüge zwischen den Kollegen auswirken?

Doch zuerst einmal über die Arbeitsplatzsituation.

Mein Arbeitsplatz am Esstisch?!

Damit ein produktives Arbeiten auch leichtfällt und Freude macht, ist es wichtig, auch dafür das richtige Umfeld zu schaffen. Auch wenn du kein „Büro“ zuhause hast und am Esstisch arbeiten musst, kannst du dir ein möglichst angenehmes Büro-Flair schaffen.

  • Richte dir einen Arbeitsplatz ein, auch wenn ein Teil des Esstisches dafür herhalten muss. Es ist wie auf deinem Desktop am PC: ein vollgestopfter Desktop verursacht Stress.
  • Lass das Equipment (Laptop, Headset, …) wenn möglich dort stehen, auch wenn es zum Essen geht – es ist und bleibt für die nächsten Wochen dein Arbeitsplatz.
  • Sorge für ein gutes Internet, das reduziert Frust. Aktuell bieten die Betreiber attraktive Angebote für schnelles Internet.
  • Achte auf deinen Rücken! Der Stuhl im am Esstisch ist meist nicht dafür gedacht, den halben Tag darauf zu sitzen. Falls du keinen Bürostuhl hast, helfen flache Zierkissen für die Rückenlehne oder eine abgeschrägte Sitzfläche.
  • Arbeite immer wieder auch im Stehen! Das entlastet ebenso den Rücken, denn im Home-Office fallen die üblichen Wege durchs Büro weg, die du sonst unbemerkt tagsüber machst.

Produktivität braucht Planung und Routinen

Auch hier stehen viele vor Herausforderungen, denn neben dir selbst sind jetzt auch alle anderen Familienmitglieder zuhause. Daher muss es klare Kommunikation und Routinen dazu geben.

  • Halte deine Morgenroutine ein und mach dich auch zuhause so bereit, als würdest du wie gewohnt ins Büro fahren.
  • Kläre mit deiner Familie, falls du nicht allein zuhause bist, wann du tagsüber arbeitest und wann du Freizeit hast.
  • Jeder Tag hat eine Tagesplanung, diese ist hier noch wichtiger als im Büro, denn zuhause sind die Gefahren der Ablenkung 10x höher als im Büro.
  • Wenn du kleine Kinder hast, die du allein betreust, mach mehrere kurze Einheiten und ruf eine „Familien-Challenge“ mit Aufgaben für die Kids aus, nimm die Kids quasi „mit ins Büro“.
  • Mach auch zuhause Pausen, die du auch im Büro machst (Kaffeetratsch, Mittagspause, …), auch das hilft wenn du Kids zuhause betreust.
  • Mach den Haushalt zu den Zeiten, zu denen du ihn auch im Normalfall machst – lass dich nicht durch den vollen Geschirrspüler ablenken.

TIPP: Falls du durch die nun schon seit einem Jahr andauernde Covid-19-Krise Sorgen oder Ängste hast, mach diese zu deinem „Projekt“. Mach diese zum Termin und gib ihnen Raum.

  • Setz dich hin und schreib alles auf, was dich beschäftigt
  • Überlege, was du in dieser Situation brauchst und von wem
  • Denk nach, welche Alternativen du hast, falls du deinen Job gefährdet siehst
  • Sprich darüber und hol dir Blickwinkel von außen

Wenn du das nicht machst, kreisen diese Gedanken permanent in deinem Kopf und halten dich vom konzentrierten Arbeiten ab. Außerdem ermöglicht dir dieses „daran arbeiten“, es dir ein wenig leichter zu machen und in eine positive Stimmung zu kommen. Und positives Denken ist gerade jetzt wichtiger denn je, da wir alle nicht genau wissen, wie lange wir diese Situation noch bewältigen müssen.

Mitarbeiter brauchen ihre Führungskräfte

Gerade weil wir aktuell auf Distanz leben ist es umso wichtiger, mit deinen Kollegen und deinen Vorgesetzten in Kontakt zu bleiben. Ein wöchentliches Team-Meeting ist gerade jetzt essenziell, damit der Workflow aufrecht bleibt. In unserem Unternehmern machen wir mit unseren Mitarbeitern einen daily-morning-call. In 15 Minuten bringen wir uns alle auf den aktuellen Stand. Das gelingt in unserer digitalen Realität perfekt. Falls du in der Mitarbeiter-Rolle bist, mach deinen Chef darauf aufmerksam.

Übrigens, wir arbeiten schon seit jeher online. Unser Team hat seit jeher die Freiheit, jederzeit auch im Home-Office zu arbeiten. Dennoch sind wir über Online-Tools permanent perfekt vernetzt.

  • Nutze Online-Tools für Videocalls – ich empfehle ZOOM, Skype oder Google Hangouts.
  • Gründe eine Messenger-Gruppe – hier eignet sich Whatsapp, falls dieses von deinem Unternehmen aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erlaubt ist empfehle ich Telegram, Wire oder Signal.
  • Nutze Tools um Aufgaben mit Kollegen abzustimmen. Ein beliebtes Tool dafür ist Trello, ClickUp oder monday.

TIPP: Wenn du Dokumente mit heiklen Inhalten an Kunden verschicken musst, die du sonst persönlich übergibst, versende diese passwortgeschützt. Einfach geht’s, indem du aus dem Dokument ein PDF generierst und mit einem Passwort schützt. Dafür eignet sich die Software PDFCreator. Das Passwort sagst du dem Kunden dann am Telefon oder per separatem Mail.

Übrigens sind all diese Tools, die ich oben angeführt habe, auch in der kostenfreien Variante wirklich gut nutzbar. Wir haben oftmals kostenpflichtige Tools oder Pakete im Einsatz, ich wollte hier bewusst die kostenfreien Varianten anführen, falls dein Arbeitgeber technisch noch nicht für diese Art des Zusammenarbeitens eingerichtet ist. Hier nochmal ein kurzer Überblick zur Toolbox, die auch wir nutzen:

  • Zoom
  • WebEx
  • Google Hangouts
  • Whatsapp
  • Telegram
  • Signal
  • Wire
  • Trello
  • ClickUp
  • monday

Die Veränderung der Arbeitswelt bekommt einen Boost

Ich bin der festen Überzeugung, dass diese Phase des erzwungenen Arbeitens von zuhause den Arbeitsrhythmus in vielen Unternehmen verändern wird, in der die Digitalisierung noch nicht Einzug gehalten hat. Kollaboratives Arbeiten wird zukünftig auch digital stattfinden, Home-Office wird in Zukunft von vielen Mitarbeitern, die bisher noch skeptisch waren, häufiger genutzt werden und Meetings via Video-Call wird zur Normalität werden.

Persönlich bin ich überzeugt, dass die digitalen Möglichkeiten uns große Chancen bieten, um effizienter, produktiver und auch ressourcenschonender (in jeder Hinsicht) unseren Arbeitsalltag zu gestalten – und das zum Nutzen aller: für uns selbst, für das Unternehmen und für die Umwelt.

Eine Bitte: „Daschlogts net ollas mit Online-Meetings“

daschlogn = wienerisch für „erschlagen“ oder auch „erledigen“ 🙂

Eine Gefahr besteht aus meiner Sicht nun allerdings darin, dass die Anzahl der Online-Meetings pro Tag im Gegensatz zu den klassischen analogen Besprechungen stark zugenommen hat. Daher meine Bitte an alle Führungskräfte: Achte auf dich, deine Kollegen und deine Mitarbeiter und „daschlogts net ollas mit an Webex„, nur weil es einfach geht.

Mit 6 Klicks ist ein Meeting geplant, in 30 Sekunden habe ich noch weiter 7 Kollegen zum digitalen Meeting eingeladen. Das geht extrem schnell, rasch und effizient. Doch dadurch kann es passieren, dass Mitarbeiter pro Tag 5-7 Meetings im Kalender haben und sich schwer tun, ihren Arbeitsalltag zu bewältigen. Auch hier gelten die gleichen Fragen wie für analoge Meetings:

  • Ist es thematisch überhaupt notwendig, ein Meeting anzusetzen?
  • Wer muss dabei sein, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen?
  • Kann ich das Thema in einem bereits geplanten Meeting besprechen?
  • Wie zeitkritisch ist das Thema, um besprochen und entschieden zu werden?

Pro Tag sollten max. 40-60% der Arbeitszeit (je nach Position) mit Meetings und Abstimmungsgesprächen verplant werden, damit noch 50% für meine eigentliche Arbeit und mind. 10% für spontane Tätigkeiten verbleiben!

Social Distancing: Die andere Seite der Medaille

Doch für viele ist das Arbeiten von zuhause aus auch eine immer größere Belastung. Viele fühlen sich nach dieser sehr langen Zeit, die sie schon im Home-Office verbringen auch alleine und sehnen sich nach Kontakt zu den Kollegen. Wenigstens ab und zu. Hier ein ein Gespräch mit Arbeitspsychologin Dr. Hannah Schade vom Leibniz-Institut in Dortmund, ob „zu viel“ Home-Office auch einsam und sogar krank macht. „Prinzipiell kann das auf jeden Fall krank machen. Das Bedürfnis nach Kontakt ist ein ganz grundlegendes menschliches Bedürfnis. Und wenn das über lange Zeit nicht befriedigt wird, dann kann das schon zu Depressionen führen“ sagt die Psychologin in diesem Interview.

Auf keinen Fall darf dieser Umstand unterschätzt werden. Gleichzeitig liegt es an jedem einzelnen von uns zu entscheiden, wie ich mit dieser Situation umgehen möchte. „Ich denke, wie man aufsteht, ist immer ein guter Hinweis. Also wenn man nur sehr schwer aus dem Bett kommt und wirklich das Gefühl hat, überhaupt keine Kraft für den Tag zu haben, obwohl man gerade geschlafen hat, dann ist das schon immer ein Zeichen, dass etwas wirklich im roten Bereich ist“ sagt Dr. Schade und ortet diesen Umstand als Warnsignal. Spätestens hier ist es ratsam, sich einen Coach oder einem guten Freund anzuvertrauen und sich auszusprechen, um diese Situation richtig einzuschätzen.

Wie auch immer, durch die aktuelle Situation werden viele von uns noch länger „notwendigerweise“ im Home-Office verbringen müssen – machen wir es uns zunutze und achten wir gleichzeitig aufeinander.

Über jedes Feedback zu meinen Gedanken freue ich mich sehr, hinterlasse gerne einen Kommentar – kommen wir ins Gespräch. Sende diesen Artikel auch gerne weiter.

Mit besten Grüßen (aus meinem Home-Office)

Gernot 🚀 vom Team Karma

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